アラフォー童貞は〇〇と考える

アラフォー童貞が仕事、時間、性など考えたことをまとめています。

指導をする前に行うべき5つのステップ

アラフォー童貞のODです。

 

管理職という立場におりますと、どうしても指導をすることがあります。基本的に見守って失敗することで学んでほしいと思いつつ、本人が気づかないことや周囲にも悪影響が出ると判断した場合には、その本人の至っていない点を教えます。

 

このように書くと、さぞかし冷静に教えを説いているように思われるかもしれませんが、そんなことはありません。ミスや至っていない点を見つけてしまうと、「何度言えば分かるんだ」とか「勝手に自己判断して、こっちはいい迷惑だ」などと、怒りや憤りをたぎらせてしまいます。時には、本人がその場にいないのに、言っても仕方ないのに愚痴をこぼしてしまうこともあります。しかし、そのような感情のまま、本人へ指導することはしないようにしています。なるべく冷静に面談の場に臨むように対策を講じます。

 

では、どのような対策を講じているのかと言うと・・・

 

 1.時間を置く

 2.感情を書く

 3.指導点を書く

 4.相手の話を聞く

 5.指導点は1つにしておく

 

・・・というステップです。

 

それぞれ解説しますと、まずは「1.時間を置く」について。

怒りや憤りといった感情は、意外ですが長続きしませんし、わずかでも別なことに注意が向くとあっさり忘れてしまうものです。「くそ、理不尽なことで怒られた!!」とイライラしていたのに、コンビニで立ち読みした漫画にクスっと笑えれば、コンビニを出るころには怒りよりも笑いの割合は増えています。怒りというのはその程度のものです。そのため、怒りや憤りをたぎらせたまま指導や注意をせずに、よほど至急に指導しなければいけないという場合を除いては、まずは一晩ぐっすり寝てください。そうして、スッキリ目が覚めても感情が収まっていたら、その程度のことです。案外、別に指導や注意をするほどのことではない、ということに気づくこともあります。

 

次に「2.感情を書く」について。

一晩ぐっすり寝ても感情が収まらないならば、もしかしたら指導する必要があるかもしれません。それでもまだ、指導しなければいけない役割もありつつも、怒りや憤りなどの感情や自分の価値観や執着心が混在しているものです。その感情や執着心などを剥がす作業が必要です。そのためには、今の自分の感情を自覚する必要があります。それが「自分の感情を書く」というアウトプットをするのが有効です。

私は『メモの魔力』という本を読んでからというもの、仕事の報連相や検討事項をはじめ、ちょっとした出来事や発見、気づきなどをノートに書いていく習慣をとっておりますが、自分の感情を書き出すということもしています。

まずはノートを見開きにしておいて、左ページに現在の怒りや憤りを引き起こした(と思われる)出来事を書きます。そうしたら、右ページに自分の感情を書きます。例えば、「自分が作ったプレゼン資料が勝手に修正されていた」と左ページに書いたら、見右ページには「黙って修正するなんて、不愉快だ! むかつく!!」と書くのです。

これを実際にすれば分かると思いますが、書き始めのうちは何を書けばいいのか分からなかったのに、途中から「あ、そうだ。他にもこういうことがあった」「そういえば、前にも同じミスで迷惑した」と次から次へとエピソードと感情が湧き上がるのです。

そうして、ひとしきり書き続けると何だかスッキリします。それは、自分の感情とその背景と思われる出来事を自覚できるからです。これにより、感情を書きだす前よりも指導する内容から私的な思いが剥がれ落ちることができます。

 

そして「3.指導点を書く」は比較的すんなり終わります。上記の「2.感情を書く」で感情とともに背景となる出来事が把握できているので、割と指導するポイントが明確になっています。例えば、上記の例でプレゼン資料を勝手に修正されたということに対して、自分が不愉快に思ったことは自分のことですが、自分の知らないうちに資料を勝手に修正されるということ、黙って修正するという人がいたということは事実です。それに対しては自分自身に対して、あるいは自分以外の誰かもまた、今後同様の出来事が起きる可能性があります。特に仕事などの集団で物事を進行している場合においては、少数の人間の一存で変更や見直しが行われると体制があるのは大きなトラブルを引き起こす可能性があるということです。この場合、自己判断のリスクや修正前後の報連相の大切さを伝えるのがベターです。

 

こうして、ようやく冷静に指導するコンディションが整います。しかし、これで終わりではありません。指導する場面になったら、まずは「4.相手の話を聞く」ということが大切になります。この工程がないと、指導を受ける側は一方的に怒られた、注意されたと思うだけで改善しようとは思いません。怒鳴るのは簡単ですが、それで改善したと思われても、それは意義や目的を分からないまま表面的に直ったように見えるだけで終わってしまいます。

そうならないためにも、相手がこちらの意図を受け入れやすくするように、相手の話を聞くことが重要になります。別に天気の話から入らなくてもいいです。いきなり本筋から入って、相手がとった行動や発言に対しての意図や考えを聞くことに徹してください。もしかしたら、こちらが想定もしない着眼点をもっているのかもしれませんし、そのときの状況によって自己判断せざるを得なかったのかもしれません。一方的に自分の視点だけで怒鳴るのは、むしろそっちの方が評価を落とします。話を聞いている途中で言いたいことがあっても、ぐっと堪えてください。傾聴に徹してくれる人は相手にとって話しやすい存在になるはずです。

 

さて、いよいよ指導します。ノートに書いた感情や指導ポイントはたくさんあります。どれから注意してやろうかと息巻いてしまうかもしれません。しかし、ここで「5.指導点は1つにしておく」を覚えておいてください。

人間はたくさん多くのことを言われても身につきません。読書だって、重要な情報がたくさん書かれた本を読み終えても、ハッキリ覚えていることは10%程度でしょう。自分で自分の時間を作って読んだ本ですらその有り様なので、聞きたくもない、他人の指導何て言うのは覚えていることもたかだか知れています。

どうしても、人に何かを説こうとすると「あ、そういえば、この間のあなたの振る舞いは~」とか話が脱線するものです。聞いているほうは最初は落ち込むこそすれ、だんだん疲労感が増して、何を言っているのか分からなくなります。指導しているほうも何を言いたかったのか分からなくなります。

だからこそ、あーだこーだ言うよりも、可能な限り1つに絞って指導する必要があるのです。そのためには、上記で指導点を書くときに、一番伝えたいことは何かを吟味しておくことが重要になります。

 

さて、長くなってしまいましたが、このように相手に対して指導をするということも、「これはまずい、すぐに注意しなければ!」と息巻くよりも、少し間をおいて取り急ぎのことか、自分の感情や価値観が含まれていないか、本当に伝えるべきことは何か、相手はどう思っていたのか、というステップを踏んだうえで指導に臨んだほうが、お互いに納得できる話し合いになるはずです。

もちろん、これですべてうまくいくとは限りませんが、管理者や指導員などの立場になるならば、こちらが疲弊しないコンディションを保って、有意義な時間にするという考えも必要になるのではないでしょうか。

 

ここまで読んでいただき、ありがとうございます。